Mô tả công việc

• Quản lý nhiệm vụ và kết luận điều hành
• Thiết lập hệ thống quản lý nhiệm vụ và kết luận điều hành.
• Ghi nhận đầy đủ nội dung, người phụ trách, thời hạn và kết quả cần đạt.
• Truyền đạt chỉ đạo tới đúng đơn vị theo phân công.
• Theo dõi tiến độ và yêu cầu cập nhật bằng chứng hoàn thành.
• Đôn đốc các nhiệm vụ chậm tiến độ.
• Tổng hợp nguyên nhân chậm trễ và kiến nghị hướng xử lý.
• Báo cáo Chủ tịch các trường hợp tồn đọng kéo dài hoặc có nguy cơ ảnh hưởng lớn đến hoạt động doanh nghiệp.
• Theo dõi việc thực hiện các quyết định đã được phê duyệt.
• Giám sát kho
• Nội dung giám sát
• Số liệu nhập kho, xuất kho và tồn kho.
• Tồn kho theo mã hàng, chủng loại, giá trị và thời gian lưu kho.
• Hàng hóa bể vỡ, hư hỏng, thiếu hụt.
• Chênh lệch kiểm kê và giải trình.
• Tiến độ đóng hàng, bốc xếp, vận chuyển, giao hàng.
• Chi phí lưu kho, vận chuyển và xử lý hàng hóa.
• Tình hình sử dụng kho bãi, phương tiện và thiết bị.
• Việc thực hiện quy trình nhập – xuất – kiểm kê – bảo quản.
• Các trường hợp mất an toàn, vi phạm quy trình hoặc có nguy cơ thất thoát.
• Trách nhiệm phân tích
• Phát hiện bất thường trong số liệu kho.
• Đối chiếu thông tin giữa Kho, Kế toán và Kinh doanh.
• Kiến nghị kiểm tra đối với các chênh lệch chưa được giải trình.
• Tổng hợp giá trị hàng hóa có nguy cơ hư hỏng, tồn đọng.
• Theo dõi kết quả khắc phục của Trưởng kho và bộ phận liên quan.
• 3. Giám sát sản xuất
• Nội dung giám sát
• Kế hoạch và sản lượng sản xuất thực tế.
• Tiến độ hoàn thành từng đơn hàng.
• Năng suất lao động và máy móc.
• Tỷ lệ hàng lỗi, hàng hỏng, phế phẩm.
• Mức tiêu hao nguyên vật liệu.
• Chi phí sản xuất so với kế hoạch, định mức.
• Tình hình bảo trì, sửa chữa thiết bị.
• Thời gian dừng máy, nguyên nhân gián đoạn sản xuất.
• Việc thực hiện quy trình quản lý chất lượng, an toàn lao động.
• Trách nhiệm phân tích
• Phát hiện tình trạng không đạt sản lượng.
• Theo dõi nguyên nhân phát sinh chi phí bất thường.
• Cảnh báo tỷ lệ lỗi và hao hụt vượt mức kiểm soát.
• Tổng hợp tình trạng chậm tiến độ và ảnh hưởng đến đơn hàng.
• Theo dõi kết quả thực hiện biện pháp khắc phục của đơn vị sản xuất.
• Giám sát kinh doanh
• Chánh Văn phòng không trực tiếp thay Phó Tổng Giám đốc Kinh doanh điều hành hoạt động bán hàng, nhưng chịu trách nhiệm tổ chức kiểm soát và tổng hợp thông tin phục vụ Chủ tịch.
• Nội dung giám sát
• Kế hoạch kinh doanh và kết quả thực hiện.
• Doanh thu theo ngày, tuần, tháng, quý.
• Tỷ lệ hoàn thành KPI của từng khu vực, showroom, đơn vị và nhân viên kinh doanh.
• Tình hình đơn hàng, giao hàng và đơn hàng chưa hoàn thành.
• Công nợ khách hàng, công nợ quá hạn và tình hình thu hồi.
• Hiệu quả phát triển đại lý, khách hàng và thị trường mới.
• Hiệu quả bán hàng theo dòng sản phẩm, nhóm khách hàng và khu vực.
• Việc thực hiện chính sách bán hàng, chiết khấu và các chỉ đạo kinh doanh.
• Trách nhiệm phân tích
• Xác định chỉ tiêu chưa hoàn thành.
• Phân tích chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế.
• Tổng hợp giải trình từ đơn vị phụ trách.
• Nhận diện các dấu hiệu giảm doanh số, mất khách hàng, tồn đọng đơn hàng.
• Đề xuất vấn đề cần yêu cầu Giám đốc Kinh doanh khắc phục.
• Quản lý, điều hành Văn phòng Chủ tịch
• Xây dựng kế hoạch hoạt động hằng ngày, hằng tuần, hằng tháng của Văn phòng Chủ tịch.
• Tổ chức, phân công, kiểm tra và đánh giá công việc của nhân sự thuộc Văn phòng.
• Điều phối lịch làm việc, cuộc họp, chương trình công tác và hoạt động đối ngoại của Chủ tịch.
• Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, báo cáo và nội dung phục vụ các cuộc họp quan trọng.
• Phối hợp soạn thảo thông báo, công văn, kết luận cuộc họp và các văn bản điều hành theo phân công.
• Tổ chức lưu trữ hồ sơ, tài liệu, bảo đảm tính bảo mật và khả năng truy xuất.
• Theo dõi các chương trình, dự án, nhiệm vụ quan trọng do Chủ tịch trực tiếp chỉ đạo.
• Đề xuất cải tiến quy trình làm việc của Văn phòng Chủ tịch theo hướng khoa học, chuyên nghiệp và hiệu quả.

Yêu cầu

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học trở lên, ưu tiên các chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị doanh nghiệp, Kinh tế, Luật, Hành chính hoặc các chuyên ngành liên quan.
• Có kinh nghiệm từ 03 năm trở lên ở vị trí quản lý, điều hành, trợ lý cấp cao, Chánh Văn phòng hoặc vị trí tương đương.
• Có khả năng tổng hợp, phân tích số liệu và đánh giá tình hình hoạt động của các bộ phận.
• Có năng lực tổ chức, điều phối và theo dõi nhiều công việc đồng thời; chủ động đôn đốc và kiểm soát tiến độ.
• Kỹ năng giao tiếp, làm việc với các cấp quản lý và phối hợp liên phòng ban tốt.
• Có tư duy quản trị, khả năng phát hiện vấn đề, phân tích nguyên nhân và đề xuất phương án xử lý.
• Thành thạo Word, Excel, PowerPoint và các công cụ phục vụ quản lý công việc.
• Có khả năng soạn thảo báo cáo, biên bản, thông báo, kết luận cuộc họp và các văn bản điều hành.
• Cẩn trọng, trung thực, quyết đoán, có tinh thần trách nhiệm cao và chịu được áp lực công việc.
• Có ý thức bảo mật thông tin, đặc biệt đối với các thông tin liên quan đến Ban Lãnh đạo, hoạt động kinh doanh, tài chính và nội bộ Công ty.
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất, vật liệu xây dựng, kinh doanh hoặc quản lý nhà máy.

Quyền lợi

• Thu nhập thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm, cạnh tranh trên thị trường.
• Được hưởng đầy đủ các chế độ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của pháp luật.
• Thưởng theo hiệu quả công việc và kết quả hoạt động của Công ty.
• Được làm việc trực tiếp với Chủ tịch và Ban Lãnh đạo, có cơ hội tham gia vào quá trình quản trị, điều hành và triển khai các nhiệm vụ trọng yếu của Công ty.
• Có cơ hội phát triển lên các vị trí quản lý cấp cao trong hệ thống Công ty.
• Môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động, đề cao tính chủ động và hiệu quả.
• Được cung cấp các công cụ, điều kiện cần thiết để thực hiện công việc.
• Được tham gia các chương trình đào tạo, nâng cao năng lực quản lý và chuyên môn.
• Hưởng các chế độ phúc lợi khác theo chính sách của Công ty và quy định hiện hành.
• Có chỗ ở lại cho nhân sự ở xa (nếu áp dụng theo chính sách Công ty).